213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı, elektronik defter, kayıt ve belgelerin…
05 Ağustos 2013
VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞ TASLAĞI
(SIRA NO: ……)
1- Griş
4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı, elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dâhil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya Maliye Bakanlığının gözetim ve denetimine tâbi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulunca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.
Ayrıca söz konusu fıkrada, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Aynı Kanunun 227 nci maddesinin birinci fıkrasında, bu Kanunda aksine hüküm olmadıkça bu Kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait kayıtların tevsikinin mecbur olduğu; dördüncü fıkrasında, Maliye Bakanlığının, düzenlenmesi mecburi olan belgelerde bulunması gereken zorunlu bilgileri belirleyebileceği hükmüne yer verilmiştir.
Diğer taraftan anılan Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Ayrıca aynı maddenin birinci fıkrasının (4) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının Vergi Usul Kanununun 149 uncu maddesine göre devamlı bilgi vermek zorunda olanlardan istenilen bilgiler ile vergi beyannameleri ve bildirimlerin, şifre, elektronik imza veya diğer güvenlik araçları konulmak suretiyle internet de dâhil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında verilmesi, beyanname ve bildirimlerin yetki verilmiş gerçek veya tüzel kişiler aracı kılınarak gönderilmesi hususlarında izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, beyanname, bildirim ve bilgilerin aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu zorunluluğu beyanname, bildirim veya bilgi çeşitleri, mükellef grupları ve faaliyet konuları itibarıyla ayrı ayrı uygulatmaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Yukarıda yer verilen yetkilere istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan E-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esaslar bu Tebliğin konusunu oluşturmaktadır.
2 Tanımlar ve Kısaltmalar
Bu Tebliğde geçen;
| Başkanlık | : | Gelir İdaresi Başkanlığını, |
| Elektronik Arşiv Uygulaması (e-Arşiv Uygulaması) | : | Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan uygulamayı, |
| Elektronik Arşiv (e-Arşiv) | : | Bu Tebliğde yer alan şartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini, |
| Elektronik Kayıt | : | Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini, |
| Elektronik Belge | : | Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütününü, |
| Bilgi İşlem Sistemi | : | Mükelleflerin belgelerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza etmek ve ilgili diğer işlemlerini gerçekleştirmek amacı ile doğrudan ya da dolaylı olarak kullandıkları her türlü yazılım ve donanım ile saklama ortamlarını, |
| BİS Dokümanı | : | Bilgi İşlem Sistemi Dokümanını, |
| TÜBİTAK-BİLGEM Kamu SM | : | Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu – Bilişim ve Bilgi Güvenliği İleri Teknolojiler Araştırma Merkezi Kamu Sertifikasyon Merkezini, |
| Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) | : | 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun dokuzuncu maddesinde tanımlanan ve yalnızca gerçek kişi mükelleflerce kullanabilen elektronik sertifikayı, |
| Mali Mühür
|
: | 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği [1] çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-BİLGEM Kamu SM bünyesinde oluşturulan elektronik sertifika alt yapısını, |
| Özel Entegratör | : | 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükellefi, |
| İnternet Satışı | : | Ürün tanıtımının, sipariş ve satın alma süreçlerinin internet veya mobil iletişim araçları ile internet üzerinden gerçekleştiği satış biçimini, |
| Zaman Damgası | : | Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı, |
| Vergi Mükellefi | : | Bu tebliğ uygulaması bakımından, Vergi Usul Kanununun 232 nci maddesinin birinci fıkrasında sayılan birinci ve ikinci sınıf tüccarları, serbest meslek erbabını, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarları, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçileri, vergiden muaf esnafı, |
| Vergi Mükellefi Olmayanlar | : | Bu Tebliğ uygulaması bakımından yukarıda sayılanların dışında kalanları, |
| E-Arşiv Raporu | : | Elektronik Arşiv uygulaması kapsamında Başkanlığın belirlediği veri formatı ve standardına uygun olarak hazırlanan raporu, |
| Elektronik saklama hizmeti veren kurum | : | 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan saklama hizmeti verme izni almış mükellefi, |
| EFKS | : | Elektronik Fatura Kayıt Sistemi’ni, |
ifade eder.
3 E-Arşiv Uygulaması İzni
Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.
Bu Tebliğ kapsamında Başkanlık’tan e-arşiv uygulaması izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza edebilirler.
Bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.
Elektronik arşiv uygulamasından yararlanabilmek için bu Tebliğin 4 üncü bölümünde belirtilen esaslara göre başvuru yapılması gerekmektedir.
Bu Tebliğ kapsamında elektronik arşiv uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler;
a) 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
b) 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-arşiv kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.
c) Vergi mükellefi olmayanlara ise e-arşiv kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.
4 ygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru
Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemlerinden veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.
Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Arşiv Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapacaklardır.
e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmayacaktır.
Özel entegratörler kendilerine e-Arşiv kapsamında başvuran mükellefler ile ilgili istenen bilgileri www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan Özel Entegrasyon Kılavuzunda yer alan açıklamalara uygun olarak Başkanlığa elektronik ortamda bildirmek mecburiyetindedirler.
4.1 Değerlendirme ve İzin
E-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak için yapılan başvurular, mükellefe ait sistemin yapısı, işleyişi ve bu sistemde düzenlenen belge ve raporların bu Tebliğde ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-arşiv kılavuzunda belirlenen usul ve esaslara uygun olup olmadığı açısından Başkanlıkça değerlendirilir.
Başkanlık gerek görmesi halinde, ilave bilgiler isteyebileceği gibi, mükellefe ait bilgi işlem sisteminde yerinde incelemeler yapabilir.
Yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflere yazı ile e- arşiv izni verilir.
Değerlendirme aşamasında eksiklikleri tespit edilen mükelleflere, söz konusu eksiklikleri gidermeleri için yazı ile 1 yıl süre verilir. Bu süre içerisinde eksikliklerini gidermeyen mükelleflerin başvuruları reddedilebilir. Bu durumdaki mükelleflerin, reddi izleyen 1 yıl içerisinde yapacakları başvurular kabul edilmez.
Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, anlaşma yaptıkları mükelleflere ilişkin bilgileri Başkanlık sistemine yüklediklerinde www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan özel entegrasyon kılavuzunda açıklanan mesaj yapısına uygun onayı almaları halinde anlaşma yaptıkları mükelleflere e-Arşiv hizmeti vermeye başlayabilirler.
5 Özel Entegratör Hizmeti Verenler
421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan Özel Entegrasyon izni alan mükellefler, bu Tebliğ kapsamında belge düzenlemek isteyen mükelleflere fatura ve e-Arşiv raporu oluşturma, mali mühürle onaylama, zaman damgası kullanma ve Tebliğin 7 inci bölümüne uygun olarak elektronik ortamda alıcıya iletme hizmeti verebilirler.
e-Arşiv hizmetini özel entegratör sistemi üzerinden alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.
Özel entegratörlerin e-Arşiv hizmeti verebilmesi için Başkanlıktan ayrıca izin alması gerekmektedir. Bu izni alabilmek için gerekli koşullar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan Özel Entegrasyon Kılavuzu ve e-Arşiv Kılavuzunda yer almaktadır.
6 Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması
e-Arşiv kapsamında düzenlenen belgeler Başkanlığa bildirilen bilgi işlem sisteminde veya özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır.
Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır.
Mükellefler, istemeleri halinde fatura formatı olarak www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan e-fatura format ve standardını da kullanabilirler. Başkanlık gerekli görmesi halinde, mükelleflerin kullandıkları elektronik belge formatını değiştirmesini isteyebilir.
Uygulamayı kendi sistemi üzerinde kullanan mükelleflerden tüzel kişiler elektronik ortamda oluşturdukları faturalarını kendi mali mühürleri ile gerçek kişiler ise istemeleri halinde mali mühür ya da NES ile onaylayacaklardır.
Uygulamanın özel entegratör vasıtasıyla kullanılması durumunda belgeler mükelleflerin kendi mali mühür ya da NES’i ile ya da izin vermeleri halinde özel entegratörün mali mührü ile onaylanır.
e-Arşiv kapsamında düzenlenen belgeler, bu Tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulmak zorundadır.
6.1 Belgelere Konulacak Amblem
Bu Tebliğ kapsamında oluşturulan elektronik belgelerin müşteri nüshalarında, 2/2/1985 tarihli ve 18654 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vergi Usul Kanunu Uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik-hükümlerine göre belgelerin önyüzünün üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan ‘Belgelere Konulacak Özel İşaret(Amblem)’ ile ‘İl Kod Numarası’ yerine aynı konumda bulunmak üzere, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi bulunacaktır. Amblemin altında; “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır.
Tebliğin 3c bendi kapsamında elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılacaktır.
6.2 Belge Numarası
e-Arşiv izni kapsamında düzenlenecek belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kod ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılacaktır. Birim kod serbestçe belirlenebilecektir.
Başkanlık bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayabileceği gibi bazı işlemler için belirlediği birim kodlarının kullanılmasını zorunlu kılabilir.
Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulacak ve takip edilecektir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılacaktır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamayacaktır.
7 Belgelerin Alıcılarına Teslimi
Mükellefler elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı bu Tebliğin 7.3 bölümünde belirtilen istisna haricinde alıcısına kâğıt ortamında teslim edeceklerdir.
Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir. Bu durumda anlaşmalı matbaa işletmeleri veya özel entegratörler tarafından Başkanlığa herhangi bir bildirim yapılmaz.
Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir.
Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.
e-Arşiv kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.
7.1 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Mükelleflere Faturanın Teslimi
e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kağıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması ve kağıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkandan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.
7.2 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Mükelleflere Faturanın Teslimi
e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı olup henüz kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv kapsamında düzenlenen fatura kağıt ortamında teslim edilecektir. Bu kapsamda alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkandan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.
7.3 Vergi Mükellefi Olmayanlara Faturanın Teslimi
e-Arşiv kapsamında, bu Tebliğin 3.c bölümünde sayılan vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kağıt veya elektronik ortamda teslim edilecektir.
Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dahil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.
Vergi mükellefi olmayanlara yapılan mal teslimlerinde fatura elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye faturanın kâğıt çıktısı verilmek zorundadır. Bu durumda kağıt çıktıya; ”Faturası elektronik ortamda düzenlenmiştir. Fatura yerine geçmez” ifadesinin yazılması, satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur.Ancak bu imkandanyararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.
Teknik nedenlerle fatura satış anında oluşturulamıyorsa en çok 24 saat içerisinde oluşturulmak zorundadır.
8 Erişim ve Raporlama
E-arşiv izni alan mükellefler ve e-Arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan veri formatı ve standardına uygun haftalık e-Arşiv Raporunu takip eden haftanın sonuna kadar ve mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak zorundadırlar.
Mükellefin veya özel entegratörün mali mührü ile zaman damgalı olarak onaylanan e-Arşiv Raporları, izin alan mükellefler ve Başkanlıktan izin alan saklamacı kuruluşlar tarafından Başkanlığın sürekli uzaktan erişimine açılacaktır. Erişim yöntemi ile ilgili açıklamalara e-Arşiv Kılavuzunda yer verilmiştir.
e-Arşiv izni alan mükellefler ve özel entegratörler, bir hafta içerisinde düzenledikleri belgelere ait birim kodu bazındaki müteselsil numara aralıklarını takip eden haftanın son günü akşamı saat 24:00’ e kadar İnternet Vergi Dairesi “e-Arşiv Bilgi Giriş Ekranı”ndan sisteme yüklemek zorundadırlar.
Başkanlık, yazıyla bildirmek ve hazırlık için yeterli süre tanımak şartıyla uzaktan erişim yöntemini değiştirmeye, sektörler ve mükellef grupları itibariyle farklı erişim ve farklı veri aktarım süresi ve yöntemi belirlemeye yetkilidir.
Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması, mükellefin e-Arşive konu belgelerinin muhafazası ve ibrazı ödevlerini ortadan kaldırmaz.
9 Elektronik Belgelerin Muhafazası ve İbrazı
Bu Tebliğ kapsamında izin alan mükellefler, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet etmek zorundadır.
a) Bu tebliğ uygulamasından faydalanan mükellefler, bu Tebliğ çerçevesinde oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
b) İzin alan mükellefler, ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edeceklerdir. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan elektronik saklama hizmeti veren kuruluşlarda da muhafaza ödevlerini yerine getirebilirler.
c) e-Arşiv hizmetini 421 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında özel entegratörlerden alan mükellefler belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca Başkanlıktan izin alan elektronik saklama hizmeti veren kuruluşlarda saklamakla yükümlüdürler.
d) e-Arşiv Uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile ve/ veya zaman damgalı olarak onaylayarak saklarlar.
e) Özel entegratörlerden e-Arşiv hizmeti alanlar izin kapsamında, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile veya özel entegratöre ait mali mühürle ve/ veya zaman damgalı onaylayarak saklarlar.
f) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik belgelerin ve ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsar.
g) Mükellefler tarafından muhafaza edilen elektronik belgeler muhatabına gönderilen kâğıt nüshalar ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanmalıdır.
h) Muhafaza edilen elektronik belgelerin sorgulanması, görüntülenmesi ve kâğıt çıktılarının alınması sırasında kullanılacak anahtarlardan birisinin belge numarası olması zorunludur.
i) Elektronik belge ve raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
j) e-Arşiv uygulaması kapsamında adına bu Tebliğin 3 b bendine göre kâğıt fatura düzenlenen vergi mükellefleri bu belgeyi kâğıt ortamda almak ve saklamak zorundadır.
k) Bu tebliğ uygulaması kapsamında vergi mükellefi olmayanlar adına düzenlenen faturaların iletimi elektronik ortamda olması halinde vergi kanunlarına göre muhafaza ödevi bulunanlar elektronik ortamda aldıkları faturaların muhafazası da elektronik ortamda olması zorunludur.
10 İnternet Üzerinden Mal ve Hizmet Satışında Düzenlenecek Faturalar
e-Arşiv Uygulaması izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturaları bu Tebliğin 7.3 bölümünde yer alan açıklamalara uygun olarak elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satışlarda Tebliğin 7.3 bölümünde açıklanan kağıt çıktının sevk edilen malın yanında bulunması gerekmektedir.
e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda
1. Satış işleminin yapıldığı web adresi,
2. Ödeme şekli,
3. Ödeme tarihi,
4. Gönderiyi taşıyana ait VKN/TCKN bilgisi,
5. Satışa konu malın gönderildiği tarih
6. İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar
bilgilerinin bulunması zorunlu olup fatura üzerinde ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ifadesine yer verilecektir.
e-Arşiv Uygulaması izni olup 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara internet üzerinden mal satışı yapanlar, düzenleyecekleri elektronik faturada yukarıda yazılı bilgilere yer verecek olup, ayrıca bu Tebliğin 7.1 bölümünde açıklanan kağıt çıktıyı sevk edilen malın yanında bulunduracaklardır.
Müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alacak, iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderecektir.
Bu kapsamda satış yapan mükellefler Tebliğin 8. bölümünde belirtilen e-Arşiv Raporunu, Raporun ilgili olduğu haftayı takip eden hafta sonuna kadar İnternet Vergi Dairesi BTrans bilgi ekranından Başkanlık sistemine yüklemek zorundadırlar.
İnternet üzerinden vergi mal ve hizmet satışı yapanlar, 1/1/2015 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.
11 Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler
Mükellefler, almış oldukları izin kapsamında düzenledikleri belgelerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğundan sorumludur.
Bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler hakkında işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda yer alan cezalar tatbik edilir.
Bu Tebliğle getirilen usul ve esaslara aykırı hareket eden mükelleflerin ve özel entegratörlerin e-Arşiv izni Başkanlık tarafından iptal edilebilir.
e-Arşiv kapsamında hizmet verme izni iptal edilen özel entegratör, hizmet verdiği mükellefleri bu konuda uyarmak zorundadır. İzni iptal edilen özel entegratörden e-Arşiv hizmeti alan mükellefler 15 gün içerisinde başka bir özel entegratörle anlaşmak veya genel hükümler çerçevesinde anlaşmalı matbaa işletmelerine belge bastırarak kullanmak zorundadır.
e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemlerinden kullananlardan izinlerinin iptal edildiği kendisine bildirilen mükellefler, bildirimin yapıldığı tarihten itibaren 1 yıl süre ile uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanmak üzere başvuru yapamazlar. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerden e-Arşiv hizmeti alabilirler. e-Arşiv izni iptal edilen mükellefler en geç 15 gün içerisinde belgelerini anlaşmalı matbaalara bastırıp genel hükümler çerçevesinde belge düzenlemeye başlamak zorundadır.
12 Diğer Hususlar
a) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, belgelere ait elektronik kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu Başkanlığa on beş gün içinde bildirerek bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
b) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, bilgi işlem sistemlerini oluşturan donanımların bir kısmının veya tamamının haczedilmesi veya yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.
c) e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanma izni alanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının veya Başkanlıkça görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.
d) Başkanlık, bu tebliğ kapsamındaki elektronik belgelerin ve e-arşiv raporlarının arızi veya devamlı olarak kendisine gönderilmesini isteyebilir.
e) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, Başkanlığın talebi üzerine belgelere ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziksel imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sunmak zorundadır.
f) Bu Tebliğ kapsamında verilen e-arşiv izni, ödeme kaydedici cihazlar aracılığı ile düzenlenen belgeleri kapsamaz.
g) Bu Tebliğ ve 397 Sıra Nolu Tebliğ kapsamında düzenlenecek faturalarda bulunacak fatura numarası ortak olarak, birim kodu bazında ve müteselsil sıra numarası taşımak şartıyla belirlenecek olup mükellef bünyesinde fatura numarası bir defa kullanılır. 397 Sıra Nolu Tebliğle getirilen e-fatura uygulaması kapsamında kullanılan fatura numarası bu Tebliğle getirilen e-arşiv uygulaması kapsamında birbirini tamamlayan yapıda kullanılmalıdır.
h) Başkanlık gerek görmesi halinde bu Tebliğ kapsamında düzenlenen belge ve raporların oluşturulması, imzalanması, raporlaması, aktarımı ve bu işlemlere ilişkin süreleri sektör veya mükellef gurupları itibariyle değiştirme yetkisine sahiptir.
13 Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) Kapsamında Düzenlenen Faturalar
Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler bu Tebliğin yayım tarihinden itibaren 6 ay içerisinde, faturalama süreçleri ile bilgi işlem sistemlerini bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmek zorundadır.
14 Yürürlük
Bu Tebliğ yayım tarihinde yürürlüğe girer.
Tebliğ olunur.
Kategori: 